Współpraca:

Szerokie grono przedsiębiorców, które decyduje się na prowadzenie swojej księgowości w oparciu o usługi biura rachunkowego ma wiele wątpliwości dotyczących tego, jak wyglądać będzie współpraca i co jest potrzebne, aby się kontaktować z biurem rachunkowym. Jedną z rzeczy o której trzeba pamiętać, to fakt, iż korzystanie z usług biura rachunkowego nikogo nie zwalnia z odpowiedzialności karno-skarbowej. Dlatego też od tego, jak wygląda współpraca z biurem rachunkowym zależy to, czy wszystko w gestii prowadzenia księgowości będzie na właściwym miejscu i czy nie będzie żadnych problemów w komunikacji. W generalnym ujęciu, odpowiedzialność ta opiera się głównie na dostarczaniu odpowiednich dokumentów do biura rachunkowego, wykonywania przelewów do Urzędu Skarbowego i ZUS-u oraz przedstawianiu prawdy w oświadczeniach składanych księgowemu.

 

 

Poniżej wypunktowaliśmy Państwu modelowy przykład współpracy Klienta z naszą Kancelarią:

1. Spotkanie z pracownikiem biura rachunkowego:

Pierwszym krokiem do rozpoczęcia współpracy jest spotkanie z pracownikiem naszego biura rachunkowego w celu przedstawienia nam przez Państwa potrzeb dotyczących usług i ustalenia na tej podstawie indywidualnej oferty dla Państwa firmy.

2. Podpisanie umowy:

Drugim krokiem jest podpisanie umowy między Państwa Firmą a naszym biurem rachunkowym, wraz ze wszystkimi potrzebnymi nam do reprezentacji Klienta pełnomocnictwami, załącznikami RODO oraz dokumentacją AML (Anti Money Laundering). Uprzejmie informujemy że przed podpisaniem umowy, nasza Kancelaria (jak inne biura rachunkowe) jako „instytucja zobowiązana” ma obowiązek dokonać weryfikacji każdego potencjalnego Klienta. Przez weryfikację rozumieć należy między innymi ustalenie tożsamości beneficjentów rzeczywistych i/lub pełnomocników przyszłego kontrahenta.

3. Dostarczanie dokumentów:

W terminie do 6-go następnego miesiąca Klient dostarcza do naszego biura rachunkowego osobiście lub za pośrednictwem dostępnych usług pocztowych komplet dokumentów za poprzedni miesiąc (tj. kopie faktur, rachunków lub innych dowodów sprzedaży, oryginały faktur zakupu towarów i kosztów, wyciągi bankowe, itp.), niezbędnych do sporządzenia wymaganych przepisami ewidencji, oraz deklaracji podatkowych.

4. Uzyskiwanie odpowiedzi na zadane problemy z zakresu naszych usług:

Przez cały okres trwania umowy umożliwiamy Klientowi bezpłatne uzyskanie telefonicznych, prostych konsultacji księgowych i kadrowych z pracownikami naszej firmy, doradztwo księgowe i złożone konsultacje księgowe są jednak opcjami dodatkowo płatnymi – dedykowany pracownik księgowości lub kadr ma obowiązek powiadomić Państwa o fakcie odpłatności usługi przed jej rozpoczęciem. W przypadku chęci umówienia się na odpłatną konsultację gorąco prosimy Państwa w tym celu o umawianie się na konkretny termin indywidualnie z danym pracownikiem naszej firmy.

5. Informacja o należnych zobowiązaniach budżetowych:

Klient otrzymuje za pośrednictwem wiadomości e-mail informacje o płatnościach z tytułu zobowiązań budżetowych, w terminie uzależnionym od daty dostarczenia przez Klienta potrzebnej, kompletnej dokumentacji.
Listy płac przekazywane są Klientowi za pośrednictwem e-mail w indywidualnych dla każdej firmy terminach w danym miesiącu.

6. Deklaracje podatkowe:

Biuro rachunkowe sporządza wszystkie obowiązujące na terenie Rzeczypospolitej deklaracje podatkowe i po ich elektronicznym podpisaniu, na podstawie udzielonego nam przez Państwa pełnomocnictwa UPL-1, dostarcza je drogą elektroniczną na serwer Ministerstwa Finansów.

7. Archiwizacja dokumentów:

Dokumenty po zaksięgowaniu pozostają w siedzibie biura rachunkowego i oddawane są Klientom zwykle po zamknięciu roku podatkowego i sporządzeniu wymaganych prawem sprawozdań finansowych.
Istnieje jednak możliwość odpłatnej archiwizacji starszych dokumentów za symboliczną kwotę.

8. Co w przypadku kontroli?:

W razie ewentualnych kontroli pracownicy naszego biura reprezentują Państwa Firmę przed organami skarbowymi. Podkreślamy jednak, że udział Kancelarii w takim przypadku wiąże się z dodatkowymi kosztami, które doprecyzowane są w dodatkowym cenniku.

9. Odpłatność za obsługę księgowo kadrową i wypowiedzenie umowy:

Po 25 dniu każdego miesiąca Kancelaria wylicza Państwu należną fakturę za wykonane usługi i przesyła ją na adres e-mail wskazany przez Klienta podczas podpisania umowy. W przypadku, kiedy Klient nie uiści opłaty za dwie wystawione przez nas faktury, po ich przeterminowaniu Kancelaria ma prawo na podstawie obowiązującej umowy odmówić przyjęcia kolejnych dokumentów do czasu uregulowania należności lub wypowiedzieć Klientowi umowę.

W przypadku wypowiedzenia przez Klienta umowy o prowadzenie ksiąg rachunkowym (i spraw kadrowych) obowiązuje trzymiesięczny okres jej wypowiedzenia, jednak w przypadkach, kiedy współpraca między Klientem a Kancelarią przebiegała w sposób zadowalający, możemy odstąpić od wymaganego okresu wypowiedzenia na ustalonych wspólnie z Klientem warunkach.
Odbiór dokumentacji czy baz danych przez Klienta po zakończeniu trwania umowy ustalany jest indywidualnie z pracownikiem Kancelarii, nie później jednak niż w terminie jaki wskazuje umowa o prowadzenie ksiąg rachunkowych.

10. Dbałość o relację na linii Klient-Kancelaria.

W celu zachowania poprawnych relacji z Klientem zachęcamy Państwa do spotkań mających na celu dostosowanie naszych usług do Państwa potrzeb. Wieloletnie doświadczenie cechuje nas ugruntowaną pozycją na rynku biur rachunkowych i elastycznością w stosunku do spraw Klienta. Gwarantujemy Państwu całkowitą poufność wszelkich informacji zarówno w czasie trwania współpracy, jak i po jej zakończeniu. Szanując Państwa czas kontakt z Klientem ograniczamy do niezbędnego minimum.